Istnieje wiele oklepanych schematów, gotowych planów dnia, idealnych poranków, a nawet konkretnych godzin o których rzekomo powinieneś wstawać żeby osiągnąć sukces. Problem z nimi jest taki, że są to sztywne schematy, które pomogły komuś, ale niekoniecznie muszą pomóc Tobie. Każdy z nas ma inne potrzeby, profesję, organizm oraz całą resztę innych zmiennych. Nie ma modeli idealnych.

Rozwiązania są zatem dwa:
1. możemy szukać modeli elastycznych, albo
2. korzystać z drobnych technik, z których możesz zbudować model przycięty do Twoich potrzeb.

Pierwszym punktem – modelami elastycznymi, zajmiemy się kiedy indziej. Dzisiaj skupimy się na wspomnianych technikach, które możesz dowolnie dobierać i zacząć budować Twój spersonalizowany system. A dzięki temu osiągać więcej, mniejszym nakładem pracy.

Pozwól zatem, że przytoczę 6 krótkich tipów, które są w stanie wpasować się do każdych okoliczności i nie wymagają implementowania większych systemów. Natomiast każdy z nich zwiększa Twoją produktywność i dodaje nowy powiew świeżości do Twojego dnia. Oto one:

1. Snapshot kalendarza

Każdego dnia otwórz swój kalendarz i przejrzyj go wstecz i w przód. Ogarnij wzrokiem tydzień. Żeby było jasne, ta czynność ma Ci zająć nie dłużej niż 10 sekund. Jeżeli na codzień pracujesz z kalendarzem skupiając się na konkretnym dniu, to nie mieszaj tych dwóch rzeczy. Tutaj chodzi o sprawdzenie szerszego horyzontu. Nie ma tu miejsca na myślenie, to ma być szybki snapshot! Czemu? Przeglądanie kalendarza wstecz ma moc retrospektywną (SCRUM). O przeprowadzaniu pełnej retrospekcji będziemy jeszcze mówić. Tutaj zależy nam na jak największym zysku w krótkim czasie. Spoglądanie w przyszłość w kalendarzu ma z kolei ogromną siłę prewencyjną, zapobiega powstawaniu niespodziewanych “pożarów”. Pomyśl tylko, ile kłopotów i awarii mógłbyś uniknąć w przeszłości, gdybyś nie zapomniał o spotkaniu, egzaminie, płatności etc.

2. Sprzątnij miejsce pracy (ale uwaga!)

“Musisz posiadać zorganizowane miejsce do pracy – w domu, w biurze, a nawet w podróży.”

David Allen, Getting Things Done

Porządek na biurku to porządek w głowie. Zgarnij zbędne rzeczy z miejsca Twojej pracy aby poczuć przestrzeń. Ale uwaga! Ryzyko prokrastynacji!
Robienie porządków może przysłonić wykonywanie zadań. Jeżeli czujesz, że powinieneś siadać do pracy, ale kusi Cię sprzątanie, nie rób tego. Ogarnij kilka najbardziej przeszkadzających rzeczy i siadaj do pracy pomimo bałaganu. Nie przesłyszałeś się. Lepiej zrobić robotę teraz w bałaganie, niż zabierać się za sprzątanie i nie dowieźć roboty. Zadbaj o porządek, ale nie w czasie wyznaczonym na pracę. Najlepiej, miejsce pracy przygotowuj sobie na koniec dnia, tak, żeby było czyste na kolejną iterację.

3. Wykonaj kilka zadań pilnych

Zapewne znasz podział na zadania pilne i ważne. Pilne to te, które są istotne w krótkim terminie, a ważne, to takie, które mają znaczenie długoterminowe. Z wykonywaniem zadań pilnych zazwyczaj nie mamy problemu, ponieważ odczuwamy bezpośredni bodziec do działania. Może się jednak zdarzyć, że będziesz miał dzień planowania, odpoczynku, albo skupienia na większych celach. Nie zapomnij wtedy sprawdzić czy czasem nie zalegasz z zadaniami pilnymi: np jakąś płatnością albo zapomnianym mailem do wysłania na wczoraj. Zrób zadania pilne!

4. Wykonaj kilka zadań ważnych

Częstszym problemem jest zapominanie o sprawach ważnych z powodu natłoku spraw pilnych. Być może słyszałeś termin „słonie na horyzoncie”. Oznacza on, że sprawy duże, mające ogromny impakt, wydają się być małe gdy są odległe. Tak jak słonie w oddali, przypominające wielkością ziarenka maku. Nie dostrzegamy jeszcze ich powagi, mamy wrażenie, że zostało dużo czasu i na pewno zdążymy, dlatego ciężko nam się za nie zabrać. Wykonanie kilku z nich w codziennej rutynie sprawi, że nic Cię nie zaskoczy w przyszłości.

5. Zaplanuj coś przyjemnego

Nigdy nie jesteś zbyt zajęty, aby mieć czas na to, co kochasz.

Kevin Kruse, 15 Tajemnic zarządzania czasem

Zaplanuj sobie jakieś krótkie zajęcie, które lubisz wykonywać. Na przykład słuchanie Twojej ulubionej muzyki. W przerwie między jednym zadaniem, a drugim, odstaw na chwilę narzędzia pracy i oddaj się w stu procentach zaplanowanej przyjemności. Zauważ, że napisałem „zaplanuj”, a nie „zrób” coś przyjemnego. Ważne żeby to było zaplanowane, to uchroni Cię przed spontanicznymi przerwami, które z powodu zmęczenia i braku przygotowania skłonny będziesz wypełnić rozrywką niższej jakości. Stosowanie tej techniki przyzwyczaja Cię do tego, że cały proces pracy i jej planowanie może być przyjemne. Budujesz dzięki temu dobre nawyki. Inną zaletą jest fakt, że podczas zajęć, które kochamy robić, nasz umysł wędruje w zupełnie inne miejsca niż podczas pracy. To pozwala przełączyć się na wyższy horyzont (będziemy jeszcze mówić i horyzontach) i po powrocie do zadań, zająć się nimi ze świeżym spojrzeniem.

6. Używaj narzędzi, którymi lubisz się posługiwać

Jest to prosty hak, który ułatwia realizację długich, nieprzyjemnych zadań. Jeżeli Twoja praca polega na pisaniu odręcznym, kup sobie długopis, który pokochasz. Jeżeli pracujesz na komputerze, zadbaj o niego, jeżeli masz możliwość, kup taki, który będzie Ci się podobał, albo po prostu spersonalizuj go. Jeżeli jeździsz samochodem, przygotuj wnętrze pod siebie. W pracy spędzamy wiele godzin, co nas eksponuje nie tylko na nasze zadania, osoby, z którymi pracujemy, ale także na całą resztę. Zadbanie o swoje narzędzia pracy, to krok, który zdecydowanie uprzyjemni Ci pracę.

Podsumowanie

A teraz zerknij jeszcze raz na powyższe punkty i pomyśl sobie, jakby wyglądało twoje życie gdybyś naprawdę to robił. Gdybyś pilnował swojego kalendarza, pracował stale w uporządkowanej przestrzeni, gdybyś potrafił pilnować zadań pilnych i ważnych. Gdybyś planował sobie małe przyjemności i pracował w przyjaznym otoczeniu. Brzmi wspaniale, nieprawda? Czy to trudne? Skądże! Zacznij od punktu pierwszego, zajmuje on 10 sekund. Następnie idź dalej i z każdym kolejnym dniem wprowadzaj następny punkt.

I jeszcze jedno. Przedstawione techniki mają za zadanie wprowadzić szybkie zmiany małym kosztem. Zapewne napotkasz wiele innych, równie skutecznych. To dobrze. Testuj, modyfikuj, używaj. Nigdy nie zapomnij, że to Ty jesteś w centrum i Ty budujesz.

Pamiętaj, najwspanialsze podróże buduje się małymi krokami!