👉 Nie musisz być managerem żeby sprytnie zarządzać swoimi sprawami.

W tym artykule dowiesz się jak zbudować minimalistyczny system zarządzania swoimi sprawami, który pozwoli Ci osiągać więcej mniejszym kosztem. Poznasz też podstawy popularnej metodologii Getting Things Done.

Wyjaśnimy to sobie prostym językiem. W internecie jest aż nadto super-profesjonalnych artykułów o podobnej tematyce, które swoim skomplikowaniem i branżowym słownictwem zmiatają z planszy nawet najbardziej ambitnych. Ten artykuł potraktuj raczej jako naszą swobodną rozmowę o tym, jak łatwo uporządkować swoje życie.

Czym jest Getting Things Done?

GTD to metodologia zarządzania zadaniami na płaszczyźnie osobistej i zawodowej. Eliminuje ona problemy z przepracowaniem i prokrastynacją . Jednocześnie pomaga utrzymać ciągły relaks, zadowolenie ze swoich postępów oraz poczucie kontroli nad wszystkimi sprawami, nawet w krytycznych momentach. Autorem tej metodologii jest David Allen.

Dobrze zaimplementowane GTD nie odnosi się wyłącznie do Twoich zawodowych projektów i trudnych osobistych spraw. Jest to raczej sposób myślenia, który ogarnia wszystkie Twoje czynności, od odpoczynku, przez planowanie, strategiczne myślenie, aż po głęboką pracę.

Wdrożenie GTD wymaga jednak zrozumienia kilku podstawowych rzeczy. I tym się dzisiaj zajmiemy. Szybko i bez bólu.

3 wystarczające kroki

Pomimo, że GTD składa się z wielu konceptów i elementów, istnieje pewne minimum, które możesz wdrożyć już teraz i osiągnąć zupełnie inny poziom życia. Wybrałem trzy najważniejsze elementy zarządzania swoimi sprawami, które odmienią Twoją samoorganizację raz na zawsze.

Oto one:

1. Inbox.
2. Lista Zadań i Projektów.
3. Przegląd tygodniowy.

A teraz przyjrzyjmy się powyższym trzem punktom z bliska.

1. Inbox – co to jest?

Inbox to miejsce, w którym zapisujesz wszystkie sprawy „wpadające” do Twojego życia. Zawsze, w każdym miejscu masz przy sobie Inbox. W pracy, na wakacjach, w poczekalni, w tramwaju, w lipcu, w toalecie, czy na weselu. W Inboxie notujesz szybko, ale niekoniecznie ładnie. 

Celem jest to, żeby każdą ważną sprawę, istotną myśl, jak najszybciej wyciągnąć z głowy i umieścić w Inboxie. Nie tworzysz tych notatek dokładnie, możesz pisać z błędami i zaczynać małą literą. To nie ma znaczenia. To ma być miejsce, w którym umieszczasz wszystkie rzeczy, które „wpadają” do Ciebie i które oceniasz jako przydatne.

👆 Zapisywanie to pierwsza połowa pracy z Inboxem.

👇 Czyszczenie to druga połowa.

Kilka razy w tygodniu sprzątasz Inbox według poniższej procedury czyszczenia:

Procedura czyszczenia Inboxu:

• Jeżeli notatka jest nieaktualna i można ją usunąć, usuwasz ją.
• Jeżeli jest to mała sprawa do zrobienia, to tworzysz z niej małe zadanie na to-do liście.
• Jeżeli jest to duża sprawa do zrobienia, to tworzysz z niej projekt. 

To tyle, jeżeli chodzi o podstawy Inboxu. Zacznij korzystać ze swojej ulubionej aplikacji do notowania właśnie w ten sposób. Uwierz mi, najwięksi tego świata biegle posługują się Inboxem. Nie chcę polecać konkretnych narzędzi, bo to nie narzędzia są najważniejsze…, ale skoro nalegasz, to na sam początek polecam Google Keep. Jest to jedna z wielu aplikacji do robienia notatek, która przede wszystkim skupia się na łatwym i szybkim wprowadzaniu swoich myśli.

Zacznij korzystać z Inboxu już dzisiaj!

2. Lista Zadań i Projektów

O ile Inbox wspiera Cię w obsłudze nowych, pojawiających się rzeczy, o tyle Lista Zadań i Lista Projektów służą do “przetrzymywania” Twoich aktualnych spraw. Listy możesz stworzyć w dowolnej aplikacji do zarządzania zadaniami, projektami czy notatkami (uwaga, Google Keep się do tego nie nadaje). Ważne żeby w aplikacji dało się tworzyć listy, czy uporządkowane zbiory.

Czym jest Lista Zadań?

Nie ma tutaj nic zaskakującego. Jest to zbiór zadań, które musisz wykonać w najbliższym czasie. Każde zadanie zapisujesz najkonkretniej jak się da, koniecznie z czasownikiem. Np: “Znaleźć trzy propozycje noclegów na wakacje.” Tworzysz prostą listę z zadaniami do wykonania (np. w Microsoft ToDo) i nazywasz ją: “Zadania”.

Jak dodawać zadania do Listy Zadań?

Do Listy Zadań możesz dodawać Zadania na dwa sposoby:

• Zadania wpadają na Listę Zadań w wyniku oczyszczania Inboxu (częściej)
• Od razu tworzysz Zadanie z głowy bezpośrednio na Liście Zadań (rzadziej)

Każde zadanie powinno być krótką, pojedynczą czynnością do wykonania przez Ciebie. Jeżeli zadanie jest wykonane, odznaczasz je, lub skreślasz.

Lista Projektów

Lista Projektów jest zbiorem wszystkich większych spraw, które masz aktualnie na głowie. Jeżeli korzystasz z Microsoft ToDo, każdy nowy Projekt możesz dodawać jako osobną listę zadań.

Jak dodawać projekty do Listy Projektów?

Tak samo jak Zadania:

• Projekty wpadają na Listę Projektów w wyniku oczyszczania Inboxu (częściej)
• Od razu tworzysz Projekt z głowy bezpośrednio na Liście Projektów (rzadziej)

Jaka jest różnica między Zadaniem, a Projektem?

Zadanie to mała i pojedyncza czynność do wykonania przez Ciebie.
Projekt to większa sprawa do załatwienia, zawierająca Zadania (..i inne elementy, ale o tym kiedy indziej).

Jaka jest różnica między Projektem, a Listą Zadań?

Projekt przypomina Listę Zadań, ponieważ jedno i drugie składa się z Zadań.

Różnica jest taka, że Lista Zadań zawiera “niezależne” zadania, niebędące częścią większego Projektu, najczęściej niepowiązane ze sobą. Natomiast Projekt składa się z Zadań, które są bezpośrednio związane z Projektem i prowadzą do jego ukończenia.

Zatem to, co powinieneś mieć, to jedna Lista Zadań “luźnych, niezależnych”, oraz Lista Projektów, zawierająca Twoje wszystkie większe sprawy, które to z kolei, zawierają w sobie ich własne Zadania.

Co powinno być na Liście Projektów?

Na Liście Projektów przechowujesz wszystkie większe sprawy, które masz aktualnie na głowie. Przykłady Projektów to:

– “Uporządkować apteczkę domową”
– “Przygotować prezentację dla klienta”
– “Zorganizować przyjęcie urodzinowe dla dziecka”

Jak widzisz, są to sprawy wymagające więcej niż jednego działania. Każda z nich powinna być Projektem, zawierającym mniejsze Zadania do wykonania.

Zainstaluj aplikację Microsoft To-Do, stwórz swoją Listę Zadań, dodaj wszystkie aktualne Projekty (jako kolejne listy) i zacznij pracować z listami.

Trenuj zapełnianie list przez systematyczne czyszczenie Inboxu.

Teraz jesteś gotowy, żeby zacząć pracować z listami Zadań i Projektów. Wyobraź sobie ten niesamowity komfort, gdy w każdej chwili możesz spojrzeć na wszystkie aktualne sprawy. Jeżeli tylko zechcesz wprowadzić listy w swoje życie, odczujesz ogromną ulgę i odzyskasz kontrolę.

Niestety, wszystko z czasem się rozjeżdża i bałagani. Dlatego w naszym minimalistycznych systemie zarządzania, potrzebny jest jeszcze trzeci element, a jest nim Przegląd Tygodniowy.

3. Przegląd Tygodniowy

Przegląd Tygodniowy jest pewną czynnością, którą będziesz wykonywać raz na tydzień. Może to się wydawać na początku zbędne i nudne, ale uwierz mi, jeżeli tylko zechcesz, Przegląd Tygodniowy będzie jednym z Twoich ulubionych zajęć. Już teraz spójrz w kalendarz i zaplanuj jedną godzinę na tę czynność w wybranym dniu.

W trakcie przeglądu robisz te 6 punktów:

1. Czyścisz swój Inbox do zera według opisanej wcześniej procedury czyszczenia,
2. Przeglądasz Listę Projektów i sprawdzasz czy wszystko jest aktualne,
3. Przeglądasz Listę Zadań i sprawdzasz czy wszystko jest aktualne,
4. Przeglądasz kalendarz,
5. Porządkujesz swoje materialne miejsce pracy (biurko, biuro, górna szuflada itp),
6. Porządkujesz swoje cyfrowe miejsce pracy (skrzynka mailowa, pulpit, pliki pobrane itp).

Jeżeli podczas wykonywania punktów od 2 do 6, przypomni Ci się jakaś ważna sprawa, to wrzucasz ją do Inboxu.

Jeżeli podczas wykonywania punktów od 2 do 4 zauważysz, że coś jest nieaktualne, to aktualizujesz.
Np: zamykasz zrobione Zadania i Projekty, dopisujesz brakujące Zadania do Projektów, usuwasz zbędne Zadania i Projekty, przeredagowujesz nazwy Zadań, Projektów czy wydarzeń w kalendarzu.

Ważne jest, czego w trakcie Przeglądu Tygodniowego NIE robisz. Nie WYKONUJESZ żadnych Zadań ani Projektów. To jest czas na sprzątanie Twojego systemu, a nie na pracę.

4. Zakończenie

Wdrożenie powyższych trzech punktów (Inbox, Listy Zadań i Projektów, Przegląd Tygodniowy) spowoduje, że będziesz mieć minimalistyczny system zarządzania sprawami. Ta struktura da Ci solidny fundament, który zagwarantuje najmniej zmarnowanego czasu i najwięcej korzyści.

W kolejnym wpisie omówię kolejne kroki wdrażania swojego “systemu dowodzenia”. Na Instagramie zawsze informuję o nowych wpisach. Zaobserwuj żeby nic Ci nie umknęło.

Ps. Wymienione przeze mnie aplikacje (Google Keep, Microsoft ToDo) są tylko przykładami. Jeżeli masz swoje ulubione narzędzia, korzystaj z nich.

---